TÁJÉKOZTATÓ A KÜLFÖLDI FELHASZNÁLÁSRA SZÁNT OKIRATOK FELÜLHITELESÍTÉSÉNEK RENDJÉRŐL
Ahhoz, hogy bármely Magyarországon kiállított okirat külföldön felhasználható legyen, a magyar hatóságok felülhitelesítésére van szükség (ettől függetlenül célszerű a konkrét ügyben eljáró külföldi ügyintézőtől is erre vonatkozó tájékoztatást kérni). Az okiratok annak alapján, hogy mely állam hatóságai előtt kívánják őket felhasználni, két csoportba sorolhatóak, így különbséget kell tenni az Apostille tanúsítvánnyal és a ’klasszikus’ felülhitelesítéssel ellátandó okiratok között. Ezért lényeges, hogy az eljárás megindításához szükséges nyomtatványon minden okirat esetében egyértelműen jelezzék, hogy mely országban fogják felhasználni.
Azon államok vonatkozásában, amelyek részesei a külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzéséről Hágában 1961. október 5-én aláírt Egyezménynek (a továbbiakban: Apostille Egyezmény www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.status&cid=41), az okiratokat az erre hatáskörrel rendelkező magyar hatóság Apostille tanúsítvánnyal látja el. Ezekben az esetekben az okirat az Egyezményben részes bármely államban minden további felülhitelesítés nélkül felhasználható.
Azon államok, amelyek nem csatlakoztak az Apostille Egyezményhez, továbbra is az okiratoknak a magyar Külügyminisztérium általi (klasszikus) felülhitelesítését követelik meg. Az így felülhitelesített okiratokat a felhasználás szerinti ország Magyarországon akkreditált külképviseletének diplomáciai felülhitelesítésével is el kell látni ahhoz, hogy külföldön felhasználhatóak legyenek.
Felhívjuk a figyelmet arra, hogy egyes okiratokat az Apostille tanúsítvány kiállítása, illetve a felülhitelesítés előtt közbenső felülhitelesítéssel is el kell látni. Az ezt kiállító magyar hatóság okirattípusonként eltérő lehet (lásd: részletes útmutatók).
Az ügyfélfogadás rendje a Külügyminisztérium Konzuli Főosztályának Hitelesítési Részlegén:
Okiratok beadására hétfőtől csütörtökig minden nap 9-12 óráig van lehetőség. Pénteken kizárólag az elkészült okiratok felvétele lehetséges 11-12 óra között.
Az ügyintézési határidő az 1/2009. (I.9.) Küm rendelet 4.§-a értelmében 15 nap, de amennyiben a felülhitelesítendő iraton lévő aláírás- és bélyegzőmintával rendelkezünk, a felülhitelesített iratot a beadást követő napon (péntek kivételével, ld. fent) 14.00-15.00 óra között fel lehet venni.
Az okiratok felülhitelesítésének díja okiratonként 5500 Ft, a díj az okirat beadásakor, készpénzben fizetendő.
Az Apostille tanúsítvány kiállítására vonatkozó részletes útmutató
Az Apostille tanúsítványt 2008. szeptember 1-től Magyarországon az alábbi szervek állítják ki :
-
az igazságügyért felelős miniszter által vezetett minisztérium
, az igazságügyért felelős miniszter felügyelete alatt álló igazságügyi szakértői intézmények, a bíróságok által kiállított okiratok, továbbá az ezekről készített hiteles fordítások tekintetében az
Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium (
http://irm.gov.hu/?katid=240&id=268&lang=hu)
-
a közjegyzők által készített, illetve hitelesített okiratok, továbbá az ezekről készített hiteles fordítások tekintetében a
Magyar Országos Közjegyzői Kamara www.kozjegyzok.hu/index.php?menuid=55),
-
más szervek által kiállított okiratok, továbbá az ezekről készített hiteles fordítások tekintetében a Külügyminisztérium.
A Külgyminisztérium eljárásrendjét az 1/2009. (I.9.) KüM rendelet 
szabályozza. A KüM rendelet 2. §-a értelmében az eljárás kérelemre indul. A kérelmet a felülhitelesíteni kívánt okirattal együtt bárki (meghatalmazás nélkül) személyesen benyújthatja a Külügyminisztérium Konzuli Főosztályának Hitelesítési Részlegén: Budapest, II. ker. Nagy Imre tér 4. E épület földszint. Postán érkező kérelmeket nem tudunk elfogadni.
Apostille tanúsítvány kiállítása iránti kérelmet külföldön átvesznek a magyar külképviseletek is, amennyiben a tanúsítvány kiállítása a Külügyminisztérium illetve az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium hatáskörébe tartozik (ld. fent). A Magyar Országos Közjegyzői Kamara hatáskörébe tartozó okiratok benyújtásával kapcsolatos tájékoztató a Kamara honlapján található (ld. fent).
A főbb okirattípusok Apostille tanúsítvánnyal történő ellátásának menete:
Anyakönyvi kivonat
Az anyakönyvi kivonatok külföldi felhasználásának megkönnyítése érdekében javasoljuk, hogy a 2006. március 1-jét követően kiállított, új formátumú anyakönyvi kivonatokat nyújtsák be tanúsítvánnyal történő ellátás céljából. Egyúttal felhívjuk a figyelmet arra, hogy egyes országok hatóságai csak a 6 hónapnál nem régebben kiállított anyakönyvi kivonatokat fogadják el!
-
Külügyminisztérium
APEH igazolás
-
Külügyminisztérium
Családi állapot igazolás/kivonat a személyi adat- és lakcímnyilvántartásból
-
Külügyminisztérium
Egyházi magánokiratok
-
Oktatási és Kulturális Minisztérium közbenső felülhitelesítés
-
Külügyminisztérium
Gyámügyi okiratok
-
Szociális és Munkaügyi Minisztérium közbenső felülhitelesítés (
www.szmm.gov.hu)
-
Külügyminisztérium
Hatósági erkölcsi bizonyítvány
-
Külügyminisztérium
Iskolai bizonyítvány
1 Oktatási és Kulturális Minisztérium közbenső felülhitelesítés
(www.okm.gov.hu/main.php?folderID=549)
-
Külügyminisztérium
Orvosi igazolás
-
Egészségügyi, Engedélyezési és Közigazgatási Hivatal közbenső felülhitelesítés (
www.eekh.hu)
-
Külügyminisztérium
Tanúsítvány házasságkötéshez
-
Külügyminisztérium
Tulajdoni lap
-
Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium közbenső felülhitelesítés (
www.fvm.hu)
-
Külügyminisztérium
Gyakran előforduló olyan okiratok, amelyek Apostille tanúsítvánnyal történő ellátása nem a Külügyminisztérium hatáskörébe tartozik:
Cégbírósági okiratok, bírósági okiratok
Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium- Apostille kiállítás (http://irm.gov.hu/?katid=240&id=268&lang=hu)
Közjegyzői okiratok
Magyar Országos Közjegyzői Kamara- Apostille kiállítás (www.kozjegyzok.hu/index.php?menuid=55)
A (diplomáciai) felülhitelesítés rendjére vonatkozó részletes útmutató
A Külügyminisztérium a fent említett Apostille Egyezményben nem részes államokban felhasználni kívánt okiratokat Apostille tanúsítvány helyett felülhitelesítési záradékkal látja el. Az eljárás ebben az esetben is kérelemre indul. A kérelmet a felülhitelesíteni kívánt okirattal együtt bárki (meghatalmazás nélkül) személyesen benyújthatja a Külügyminisztérium Konzuli Főosztályának Hitelesítési Részlegén: Budapest, II. ker. Nagy Imre tér 4. E épület földszint. Postán érkező kérelmeket nem tudunk elfogadni.
Tekintettel arra, hogy a utóbbi időben jelentősen megnövekedett azon esetek száma, amikor a felülhitelesíteni kért okirat, illetve az azon szereplő aláírás és bélyegző valódisága nem volt hitelt érdemlően bizonyítható, 2009. március 2-tól az alábbiak szerint módosul az okiratok felülhitelesítésének rendje:
-
Az Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda Zrt. által készített fordítást csak abban az esetben tudjuk felülhitelesíteni, ha a fordításhoz csatolt okirat, illetve az azon szereplő bélyegző és aláírás valódiságáról is meggyőződhetünk, vagyis a csatolt okirat el van látva a típusa szerint szükséges közbenső felülhitelesítéssel (pl. anyakönyvi kivonat az IRM közbenső felülhitelesítésével, iskolai bizonyítvány az OKM közbenső felülhitelesítésével).
A főbb okirattípusok felülhitelesítésének menete
Anyakönyvi kivonat
Az anyakönyvi kivonatok külföldi felhasználásának megkönnyítése érdekében javasoljuk, hogy a 2006. március 1-jét követően kiállított, új formátumú anyakönyvi kivonatokat nyújtsák be felülhitelesítésre. Egyúttal felhívjuk a figyelmet arra, hogy egyes országok hatóságai csak a 6 hónapnál nem régebben kiállított anyakönyvi kivonatokat fogadják el!
-
-
Külügyminisztérium
-
Felhasználási ország Magyarországra akkreditált nagykövetsége
APEH igazolás
-
Külügyminisztérium
-
Felhasználási ország Magyarországra akkreditált nagykövetsége
Cégbíróság, bíróságok
-
-
Külügyminisztérium
-
Felhasználási ország Magyarországra akkreditált nagykövetsége
Családi állapot igazolás/kivonat a személyi adat- és lakcímnyilvántartásból
-
Külügyminisztérium
-
Felhasználási ország Magyarországra akkreditált nagykövetsége
Egyházi magánokiratok
-
Oktatási és Kulturális Minisztérium közbenső felülhitelesítés
-
Külügyminisztérium
-
Felhasználási ország Magyarországra akkreditált nagykövetsége
Gyámügyi okiratok
-
Szociális és Munkaügyi Minisztérium közbenső felülhitelesítés (
www.szmm.gov.hu)
-
Külügyminisztérium
-
Felhasználási ország Magyarországra akkreditált nagykövetsége
Hatósági erkölcsi bizonyítvány
1. Külügyminisztérium
2. Felhasználási ország Magyarországra akkreditált nagykövetsége
Iskolai bizonyítvány
-
-
Külügyminisztérium
-
Felhasználási ország Magyarországra akkreditált nagykövetsége
Közjegyzői okiratok
-
-
Külügyminisztérium
-
Felhasználási ország Magyarországra akkreditált nagykövetsége
Orvosi igazolás
1. Egészségügyi, Engedélyezési és Közigazgatási Hivatal közbenső felülhitelesítés (www.eekh.hu)
2. Külügyminisztérium
3. Felhasználási ország Magyarországra akkreditált nagykövetsége
Tanúsítvány házasságkötéshez
-
Külügyminisztérium
-
Felhasználási ország Magyarországra akkreditált nagykövetsége
Tulajdoni lap
-
Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium közbenső felülhitelesítés (
www.fvm.hu)
-
Külügyminisztérium
-
Felhasználási ország Magyarországra akkreditált nagykövetsége